閉鎖謄本・登記簿の取得方法とは?利用タイミングも含めて解説

閉鎖謄本・登記簿の取得方法とは?利用タイミングも含めて解説

閉鎖謄本・登記簿の取得方法とは?利用タイミングも含めて解説

土地や建物といった不動産の概要や、所有権や抵当権などの権利関係などの情報は、不動産登記簿で確認することができます。
しかし、合筆によって地番がなくなった土地や、取り壊しなどによって消滅した建物のような不動産の情報は、不動産登記簿では確認することはできず、閉鎖登記簿の確認が必要になります。また、特殊なケースではありますが、閉鎖登記簿を確認して建物や土地の過去の状況を読み取り、土地選びなどに活用することもあります。
この記事では、「不動産の閉鎖登記簿とは何か」といった基本的な事項をはじめ、閉鎖登記簿を確認するタイミングやその活用法、閉鎖謄本の取得方法や取得時の注意点、閉鎖登記簿に記載されている具体的な内容についてわかりやすく解説します。

不動産における閉鎖登記簿・閉鎖謄本とは?

登記簿に記載されていない過去の不動産情報を調べたいときには、閉鎖登記簿から情報を得ることができます。まずは、不動産の閉鎖登記簿と閉鎖謄本の概要を確認しておきましょう。

不動産の閉鎖登記簿とは

閉鎖登記簿とは、土地や建物の登記記録(一筆の土地、一個の建物ごとに作成される、登記の記録)が何らかの理由により閉鎖された場合に、その閉鎖された登記記録が保存される帳簿、または、データ化され保存される磁気ディスクのことを指します。
登記記録が閉鎖され、閉鎖登記簿へと保存されるのは、次に挙げる2つの場合です。

1.土地が合筆された場合や、建物が滅失した場合(合筆:隣接する数筆の土地を1つの筆の土地に法的に合体させること)
2.従来の紙の登記簿が磁気ディスクの登記簿へ置き換えられるのに伴い、従来の紙の登記簿そのものが閉鎖される場合

上記の①②どちらの理由によるものであっても、閉鎖された登記記録は閉鎖登記簿と呼ばれます。
閉鎖登記簿は保存期間が定められており、土地登記簿は50年間、建物登記簿は30年間保存されています。希望すれば誰でも閉鎖登記簿を閲覧することができ、次に解説する閉鎖謄本の交付を受けることができます。

不動産の閉鎖謄本とは

閉鎖登記簿の写しのことを、「閉鎖謄本」といいます。
かつては紙の登記簿が使われていましたが、現在ではデータ化が進み、閉鎖登記簿も磁気ディスクのものに置き換えられています。こうしてデータ化された磁気ディスクの閉鎖登記簿を印刷したものは、厳密には閉鎖登記簿の写しではないため、閉鎖謄本とはいえません。閉鎖謄本とはあくまでも、閉鎖登記簿をコピーしたものを指します。一方で、データ化された磁気ディスクの閉鎖登記簿の写しは、「登記事項証明書の閉鎖事項証明書」と呼ぶことになっています。希望すれば誰でも、閉鎖事項証明書の交付を受けることができます。

紙の閉鎖登記簿をコピーした「閉鎖登記簿謄本(閉鎖謄本)」と、磁気ディスクのデータを印刷・プリントアウトした「登記事項証明書の閉鎖事項証明書」は、厳密には違うものです。しかし、記載内容や証明内容は、両者ともに同じです。現在では、閉鎖登記簿が磁気ディスクの登記簿に代わってきているため、登記事項証明書の閉鎖事項証明書が閉鎖謄本と同義に扱われることもあります。

なお、従来の紙の登記簿はデータ化に伴って廃棄されるわけではなく、今までどおり一定の期間、登記所に保管されています。そのため、希望すれば誰でも、紙の閉鎖登記簿をコピーした閉鎖謄本を交付してもらうことができます。

閉鎖登記簿を利用するタイミング

閉鎖登記簿の情報を確認することで、建物や土地についてより詳しく把握することが可能になり、不動産売買後のトラブルの回避にもつなげることができます。
ここでは、閉鎖登記簿はどのようなシーンで確認しておきたいものなのか、活用のタイミングについて解説します。

過去の土地の使用状況・地歴を確認するとき

マンションやアパートを建てる際に、土地が軟弱だと、基礎工事などを入念にする必要が出てきます。場合によっては地盤改良が必要となるケースもあるでしょう。
また、かつてその土地に建っていた建物を知ることも重要です。例えば、過去に化学工場などが建てられていた場合は、土壌汚染の可能性についても考慮する必要が出てきます。過去に葬儀場や火葬場が建てられていた場合、イメージの面で集客に影響が出る可能性もあるでしょう。
閉鎖登記簿の情報から、土地の状況を予測することができます。

土地や建物の過去の所有者や権利関係の変遷を確認するとき

マンションやアパートの建物をはじめ、それらを建てる土地は高額であるため、売買トラブルを防ぎたいものです。そこで、過去の所有者や権利関係の変遷を確認しておくことで、目当ての不動産に不安要素がないかどうかの手がかりを得ることができます。また、不動産に権利上の問題があって取引が開始できない場合にも、過去の権利部を調査する必要が出てきます。
このように、不動産の過去の所有者や権利関係の変遷を調べたいとき、閉鎖登記簿を利用して過去の履歴を辿ることができます。過去の履歴は現況をより正確に把握する手がかりとなり、問題の解決策を検討するのに役立つでしょう。

閉鎖登記簿謄本・閉鎖事項証明書の取得方法について

土地や建物を購入するにあたって、購入後のトラブルを未然に防止するためには、不動産の過去の状況や所有者に関する情報を確認するのが有効です。その場合には、閉鎖登記簿謄本や閉鎖事項証明書を取得し、記載されている情報を確認することが必要になります。
前述のとおり、閉鎖登記簿の内容を確認するために取得できる書類には、紙の閉鎖登記簿の写しである「閉鎖登記簿謄本」と、閉鎖登記簿をデータ化したものの印刷物である「登記事項証明書の閉鎖事項証明書」の2つがあります。注意すべきなのは、閉鎖登記簿謄本と閉鎖事項証明書とで、その取得方法が少し異なることです。閉鎖登記簿謄本の取り方と、閉鎖事項証明書の取り方、それぞれの取得方法について見ていきましょう。

閉鎖登記簿謄本の取得方法

まずは、データ化以前の紙の閉鎖登記簿の写しである「閉鎖登記簿謄本」の取得方法を説明します。 紙の閉鎖登記簿が保存されている場合は、データ化が進んだ現在でも希望すれば閉鎖登記簿謄本を取得することができます。

・閉鎖登記簿謄本は閉鎖当時の管轄法務局でしか取得することができない

データ化される前の不動産登記簿は、各管轄の法務局で保管されています。そのため、インターネットを利用したオンライン申請での取得や、管轄法務局以外の法務局で取得することはできません。閉鎖登記簿謄本を取得する際には、登記記録が閉鎖された当時の管轄法務局に申請し、取得する必要があります。閉鎖登記簿謄本の申請・取得方法としては、管轄法務局に出向いて窓口で申請・取得するか、管轄法務局に郵送で申請・取得するかを選ぶことができます。

・法務局の窓口で閉鎖登記簿謄本を取得する方法・流れ

ここでは、管轄法務局に出向いて、窓口で閉鎖登記簿謄本を取得する場合の流れについて説明します。

1.閉鎖登記簿謄本を取得したい不動産(土地・家屋)の所在地番・家屋番号を調べて管轄法務局を探す

はじめに不動産の管轄法務局がどこなのかを特定します。このときに手がかりとなるのが、所在地番や家屋番号です。
所在地番や家屋番号は、権利証や登記識別情報通知書、固定資産税に関する課税明細書で確認することができます。また、閉鎖登記簿謄本を取得したい不動産の所在地を管轄する法務局に電話をして尋ねることも可能ですし、市区町村役場などで確認することもできます。そのほか、登記所に設置されている「ブルーマップ」と呼ばれる、公図番号や地番等が記載された地図で調べることもできます。なお、ブルーマップについては、登記所によっては設置されていない場合もあるので注意しましょう。

2.管轄法務局に行き、閉鎖登記簿謄本の交付申請書を作成

管轄法務局がわかったら、さっそく足を運びましょう。
法務局に着いたら、窓口に備え付けられた不動産用の「登記事項証明書・登記簿謄本抄本交付申請書」に必要項目を記入します。「合筆,滅失などによる閉鎖登記簿・記録」という欄にチェックを付け、必要事項を記入して窓口に提出します。

3.申請書を提出し閉鎖登記簿謄本を取得

当日の混み具合などにもよりますが、申請書の提出からおよそ15~30分ほどで閉鎖登記簿謄本を受け取ることができます。

・閉鎖登記簿謄本の取得にかかる費用

土地は1筆、建物は1個ごとに600円の手数料が発生します。

・閉鎖登記簿謄本を郵送で取得する方法・流れ

続いては、郵送で閉鎖登記簿謄本を取得する際の流れを説明します。郵送の場合も、管轄法務局に交付申請をおこないます。
窓口での請求と同じく、不動産用の「登記事項証明書・登記簿謄本抄本交付申請書」に必要事項を記入します。この申請書は、最寄りの法務局の窓口に備え付けてあるほか、法務局のホームページからダウンロードすることも可能です。

窓口申請の場合と同様に、「合筆、滅失などによる閉鎖登記簿・記録」という欄にチェックを付け、必要項目を記入し、申請にかかる手数料として収入印紙を貼ります。申請書、切手を貼った返信用封筒の2点を同封し、管轄法務局へ郵送すれば、閉鎖登記簿謄本を郵送してもらうことができます。

閉鎖事項証明書の取得方法

データ化以後の閉鎖登記簿の内容を確認する場合、一般的にはその印刷物である「登記事項証明書の閉鎖事項証明書」を取得することになります。
登記事項証明書の閉鎖事項証明書は、法務局に出向いての申請・取得、郵送での申請・取得に加えて、オンラインで交付申請をした上で法務局の窓口か郵送で交付してもらうことも可能です。それぞれの閉鎖事項証明書の取得方法について確認してみましょう。

・法務局の窓口に行き書面申請で閉鎖事項証明書を取得する

閉鎖事項証明書は、先ほど解説した閉鎖登記簿謄本とは異なり、管轄法務局に限らず、最寄りの法務局をはじめとする全国の法務局で取得することができます。閉鎖事項証明書の取得の方法や流れ、使用する申請書は、閉鎖登記簿謄本の取得とほぼ同じですが、申請書においてチェックを付ける欄が異なります。
法務局の窓口に備え付けられた、不動産用の「登記事項証明書・登記簿謄本抄本交付申請書」に必要事項を記入します。このとき、「コンピュータ化に伴う閉鎖登記簿」という項目にチェックをして提出してください。
手数料は閉鎖登記簿謄本と同じく、土地1筆、建物1個ごとに600円がかかります。

・インターネットを利用したオンライン申請で閉鎖事項証明書を取得する

閉鎖事項証明書の交付申請は、オンラインでおこなうことも可能です。この場合、最寄りの法務局等に出向いて窓口で受け取るか、郵送で受け取ることになります。
閉鎖事項証明書は、法務省が提供している「登記・供託オンライン申請システム(https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/)」から交付申請できます。Webブラウザを利用して簡単に請求できる「かんたん証明書請求」と、申請関連情報を一元管理できる専用ソフトの「申請用総合ソフト」を利用して請求する方法の2通りがありますので、どちらかを選びましょう。

窓口受け取りの場合は、最寄りの法務局、もしくは、法務局外に設置されている法務局証明サービスセンターに出向いて受け取ります。このとき、証明書を受け取る方の氏名および住所、申請番号、登記事項証明書などの合計請求通数が必要となります。これらの情報については、登記・供託オンライン申請システムの情報を印刷して提出することが可能です。なお、その場合にも請求通数については別途記載する必要があるので注意してください。
請求した証明書を受け取らないまま1か月を経過すると、その証明書は廃棄されてしまいます。そのため、請求から1か月以内に受け取るようにしましょう。

手数料は、土地1筆、建物1個ごとに発生します。オンライン請求で郵送受け取りの場合は、それぞれ500円、オンライン請求で法務局受け取りの場合は、それぞれ480円と、窓家で申請・取得する方法に比べて安くなっています。また、先にご紹介した管轄法務局へ郵送で請求する場合、郵送料は自己負担となりますが、オンライン申請で郵送受け取りの場合は、手数料の500円に郵送料が含まれているのもポイントです。

閉鎖登記簿謄本・閉鎖事項証明書の取得時に注意することは?

閉鎖登記簿謄本や閉鎖事項証明書を取得する際には、注意すべきことがいくつかあります。この注意点をあらかじめ把握しておくことで、よりスムーズに閉鎖登記簿の情報を確認することができるでしょう。
ここでは、鎖登記簿謄本や閉鎖事項証明書を取得する際の注意点として3つを取り上げ、解説します。

あまりにも古い閉鎖登記簿は廃棄されている場合がある

前述のとおり、閉鎖登記簿は、土地登記簿で50年間、建物登記簿で30年間保存されていますが、あまりにも古い不動産の閉鎖登記簿はすでに廃棄されている場合があります。
また、1988年(昭和63年)7月1日以前に閉鎖された土地・建物の閉鎖登記簿に関しては、現在とは違って保存期間が20年になっているため、注意が必要です。

法務局や法務局証明サービスセンターの受付時間に注意

法務局は、平日にのみ受付業務をおこなっており、土曜日・日曜日・国民の祝日等の休日・年末年始期間(12月29日~1月3日)に申請を受け付けてもらうことはできません。
平日の受付時間は午前8時30分~午後5時15分です。昼休みの時間(午前11時45分~午後1時45分)にも受付をおこなっていますが、混雑することもありますので、時間に余裕を持つようにしましょう。 法務局証明サービスセンターについては、場所によって受付時間がまちまちで、一律ではありません。利用予定のサービスセンターの受付時間をあらかじめ調べておくと良いでしょう。

また、インターネットを利用してオンライン申請ができる「登記・供託オンライン申請システム」についても、月曜日から金曜日までの午前8時30分から午後9時までの受付となっています。法務局の窓口と同じく、土曜日・日曜日・国民の祝日等の休日・年末年始期間(12月29日~1月3日)には受付業務を停止していますので、注意しましょう。それに加えて、システムメンテナンスなどで利用できない時間帯が発生する可能性もあります。
閉鎖登記簿謄本や閉鎖事項証明書の申請や書類の受け取りの際には、事前に受付時間を調べて進めるようにしましょう。

法務局などの統廃合により管轄が変わることがあるので事前に確認しておく

オンライン申請が増えてきたこともあり、法務局などの統廃合が進んでいます。足を運ぼうとしている法務局などが、統廃合によってなくなっている場合もあります。法務局などの窓口に向かう場合には、インターネット検索や電話などであらかじめ確認するようにしましょう。

閉鎖登記簿の記載内容

閉鎖登記簿には、すでに閉鎖された過去の登記記録が記載されています。登記簿には、所在地や面積などの物理的な状況が記載されている「表題部」と、権利に関する状況が記載されている「権利部」があります。権利部はさらに、所有権に関する内容が記載されている「権利部(甲区)」と、所有権以外の権利に関する内容が記載されている「権利部(乙区)」に分かれています。すべての閉鎖登記簿が表題部を持っていますが、権利部(甲区)や権利部(甲区)は必要に応じて作られていくため、表題部しかない登記簿や、表題部と権利部(甲区)しかない登記簿も存在します。
ここでは、閉鎖登記簿の記載内容について解説します。

表題部の記載内容・見方

表題部には、所在地や面積など、不動産の基本情報が記載されています。土地と建物で記載内容が異なりますので、それぞれを順番に解説します。

・土地の閉鎖登記簿の表題部

土地の閉鎖登記簿の表題部には、次のような事項が記載されています。

・所在

土地がある場所のうち、市町村字までの部分が記載されます。

・地番

地番とは、登記をする際に土地に付与される番号のことです。
所在と地番とを合わせたものが、土地の正確な所在地です。

・地目

地目とは、土地の用途や種類のことです。「宅地」「田」「畑」「山林」「雑種地」などがあります。
登記簿に記載されている地目と実際の土地の利用状況は、必ずしも一致しているとは限りません。

・地積

土地面積が記載されます。

・原因及びその日付【登記の日付】

登記された日付と、登記の理由が記載されています。

・建物の閉鎖登記簿の表題部

建物の閉鎖登記簿の表題部には、次のような事項が記載されています。

・所在

建物の所在地が、市町村字をはじめ、番地まで記載されます。

・家屋番号

家屋番号とは、登記をする際に建物に付与される番号のことです。

・種類

「居宅」「共同住宅」「事務所」「店舗」「倉庫」など、建物の種類が記載されます。
自宅兼事務所など、主な利用目的が2つある場合には、「居宅・店舗」のように2つの種類が記載されています。

・構造

「構成材料+屋根の種類+階層」の形で、建物の構造が記載されます。
例えば、「木造かわらぶき2階建て」のような内容が記載されます。

・床面積

建物の床面積が、各階ごとに記載されます。

・原因及びその日付【登記の日付】

登記された日付とその理由が記載されます。

権利部(甲区)の記載内容・見方

権利部(甲区)には、不動産に関わるさまざまな権利のなかで、所有権に関する内容のみが記載されています。土地や建物の過去の所有者が誰であったかは、ここで確認することが可能です。

・順位番号

登記された順番が記載されます。

・登記の目的

「所有権保存」「所有権移転」「所有権一部移転」など、所有権登記がおこなわれた目的が記載されます。
所有権保存とは、所有権に関して最初になされる登記のことで、この登記があったときに権利部(甲区)の欄が作られます。

・受付年月日・受付番号

所有権に関する登記が受け付けられた日付と受付番号が記載されます。

・権利者その他の事項

所有者の住所や氏名、所有者となった原因が記載されます。原因は、所有権保存登記の場合には記載されません。

権利部(乙区)の記載内容・見方

権利部(乙区)には、所有権以外のあらゆる権利に関する内容が記載されています。
ここに記載される権利のうち、最も代表的なのが抵当権でしょう。抵当権とは、債務者または第三者が占有を移転せずに債務の担保に供した不動産などについて、他の債権者に先立って債権の弁済を受ける権利のことです。ほかに、賃借権なども乙区に記載されています。

・順位番号

登記された順番が記載されます。

・登記の目的

「抵当権設定」「抵当権抹消」「賃借権設定」「地役権設定」など、登記がなされた目的が記載されます。
すべての権利が必ず登記簿に書かれているとは限りません。

・受付年月日・受付番号

各権利に関する登記が受け付けられた日付と受付番号が記載されます。

・権利者その他の事項

権利者の氏名や住所に加えて、各権利に関する内容が記載されます。抵当権設定登記の場合であれば、権利設定の原因、債権額、利息、債務者の氏名や住所などが書かれます。

不動産の閉鎖登記簿は内容を読み取ることが重要!閉鎖登記簿取得の際には専門家に相談することをおすすめします

閉鎖登記簿謄本や閉鎖事項証明書は、希望すれば誰でも取得が可能で、その申請も簡単です。しかし、閉鎖登記簿謄本や閉鎖事項証明書は、取得するだけで良いというものではありません。その内容を分析し、土地や建物に問題がないかどうかをしっかり読み取ることが肝要です。
マンション・アパートの購入や、マンション・アパートを建築するための土地選びにおいては、閉鎖登記簿謄本や閉鎖事項証明書の内容を正確に読み取り、建物や土地に瑕疵がないかを慎重に確認しておくことが重要になります。土地や建物の売買後にトラブルが起こるのを防ぐためにも、登記を調べる際にはできるだけプロに任せるのが大切です。
マンション・アパートの建築をはじめ、マンション・アパートを建築するための土地の購入を検討されている方は、土地活用の専門家である生和コーポレーションにぜひご相談ください。

生和コーポレーション編集部

「すべてはオーナー様のために」をテーマに、土地をお持ちの方の目線で、不動産の有効活用に関連する情報を発信しています。当社の豊富な実績をもとに、税理士や建築士、宅地建物取引士などの有資格者が監修した記事も多数掲載。賃貸マンションの建設・管理から相続や税金の話まで、幅広いコンテンツを公開中。

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会社名
生和コーポレーション株式会社
所在地

西日本本社
大阪府大阪市福島区福島5丁目8番1号

東日本本社
東京都千代田区神田淡路町1丁目3番

会社設立
1971年(昭和46年)4月16日
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